Kom i gang med EINAR

Fra EINAR
Hopp til: navigasjon, søk

En oversikt over EINAR

Først en kommentar om sikkerhet. I regnearket laer.xls ligger det makroer. Dette er programkode for å sende arbeidsplaner ut som epost med Outlook. Programkode inne i regneark er generelt sett en potensiell sikkerhetsrisiko. Dersom din maskin er satt opp med høy sikkerhet, kan det tenkes at dette gir deg problemer. Ved oppstart av laer.xls vil du eventuelt få beskjed om dette, og dersom du velger å deaktivere makroer betyr det bare at epostutsendelsen av arbeidsplaner ikke virker. Du kan juster sikkerhetsnivået i Excel slik at det er mulig å kjøre makroene. Dette gjør du i menyen Verktøy/Alternativer.... Velg Sikkerhet og knappen Makrosikkerhet.... Dersom du velger alternativet Middels kan du selv avgjøre ved oppstart om makroer skal kunne kjøres.

EINAR består av arbeidsbøkene klasser.xls og laer.xls. I klasser.xls skal du legge inn oppgaver og foreta fordelinger. I laer.xls får du ut resultatet av den fordelingen du har gjort. Begge arbeidsbøkene inneholder i utgangspunktet en del data fra AITeL. Alle persondata er fjernet og det er lagt inn "dummynavn" i stedet, men du vil kunne kjenne igjen klasser og studier fra AITeL.

Hent regnearkene

Hent nøytrale regneark for det videre arbeidet, og lagre dem lokalt på din egen disk. Begge regnearkene må ligge i samme mappe for å virke etter hensikten.

Hent:
Regnearket klasser.xls
Regnearket laer.xls


Powerpoint presentasjon av EINAR

Den første oppgaven blir å legge inn grunnlagsdata som gjelder for din avdeling eller ditt program. Dette er beskrevet i den videre dokumentasjonen, men dersom du allerede har satt deg inn i EINAR vil dette være de viktigste punktene for starte med EINAR:


Kortversjon av hvordan du endrer standarddistribusjonen til dine data.

Under vises prinsippet for endring av navn i hele systemet. Endring av belastingsmodeller og måte å skrive inn linjer for arbeidsoppgaver kommer i tillegg.

  • Start med Klasser/Ansvarlige.
  • Skriv inn nye ansvarlige, gjerne i alfabetisk rekkefølg
  • Endre Klasser/Alle med dine navn for oppgavene
  • Lagre
  • Kopier navnene fra Klasser/ansvarlige til laer/Lønnstabeller
  • Kopier navnene fra Klasser/ansvarlige til laer/Rapport (de blå lenkene blir nå borte)
  • Endre navnene på regnarkene med arbeidsplaner med nye navn (høreklikk på fanene med navn nederst i vinduet/Gi nytt navn)
  • Gå inn på hvert regneark med arbeidsplaner, velg riktig navn etter "Ansvarlig".
  • Til slutt kan du (hvis du ønsker) lage nye lenker på navnene i laer/Rapport ved å høyreklikke på navnene og sette inn hyperkobling til riktig regneark.

Arbeidsboka klasser.xls

Arbeidsboka klasser.xls består av fire ark:

  1. Alle. Her legges alle abeidsoppgavene inn. Dette er hovedarket i denne arbeidsboka, og det arket du vil arbeide med for å fordele oppgaver.
  2. Belastningsmodell. I dette regnearket legger man inn konstanter for de ulike belasningsmodellene. Selve utregningen som benytter disse konstantene ligger i arket Alle i kolonnene for arbeidstimer.
  3. Ansvarlige. Dette er en oversikt over de det er mulig å fordele oppgaver på. I tillegg til navn legges det ut en del opplysninger som benyttes til statistikkformål.
  4. Endringslogg.Her kan du legge ut dine egne kommentarer dersom du gjør endringer du vil dokumentere.

For å kunne fylle inn arbeidsoppgavene på en riktig måte må vi altså først forberede to andre regneark, Ansvarlige og Belastningsmodell. Vi starter derfor med å se på disse.
Flere ark.png

Arket Ansvarlige

Klikk på overskriften for å lese en nøyaktig beskrivelse av hva du må gjøre av endringer her for å komme i gang.

Arket Belastningsmodell

Før vi går inn i detaljer i dette arket må vi ta en titt på hvordan belastningsmodellen benyttes. Her ser du en del av arbeidsboka klasser.xls, regnearket Alle: Klasser oversikt.png

Detaljer om dette arket kommer senere, men legg merke til at når vi fordeler oppgaver så gjøre det ved å fordele et antall studiepoeng til høyre i arket. Ved å legge inn et antall studiepoeng vil antall arbeidstimer automatisk regnes ut. Dette er bare en mulig modell for å fordele arbeidstimer. Det finnes et par til i utgangspunktet, og du kan lage dine egne.

I arket Alle, klikk på en av cellene som har utregnet et antall arbeidstimer. Her vil du se formelen for beregning av arbeidstiden, nemlig at summen av studiepoeng for denne oppgaven multipliseres med en konstant i cellen c9 fra regnearket Belastningsmodell. Gå til belastningsmodell for å studere dette videre.

Arket Alle

Regnearket Alle er hovedverktøyet i EINAR - du ser et utsnitt over. Den versjonen som distribueres har innlagt en rekke oppgaver som kommer fra AITeL. Disse oppgavene kan tjene som eksempler som kan gi deg ideer om hvordan du skal arrangere dine arbeidsoppgaver. Du må altså bytte ut alle oppgavene med de du ønsker å fordele og få oversikt over. Se på detaljene for arket Alle

Arbeidsboka laer.xls

Denne arbeidsboka produserer de personlige arbeidsplanene, oversiktsrapporter med økonomi og forskjellige statistikker. Arbeidsboka inneholder et ark for hver person, og i tillegg noen ark som enten er samlerapporter/statistikk eller hjelpeark for å lage gode rapporter. Ved oppstart av denne arbeidsboka første gang:

  • du vil få spørsmål om du vil aktivisere makroer. Dette gjelder makroer for å kunne sende automatisk e-post med arbeidsplaner. Det kan være lurt å vente med å aktivisere disse makroene til alle personlige data er riktig registrert
  • de fleste rapporter vil ha ugyldige og ikke utregnbare verdier ved oppstart, fordi det ikke er overensstemmelse for persondata i de ti arbeidsbøkene. Dette vil endre seg etter at du har lagt inn riktige data slik som besskrevet under.


Laer.png
Figuren viser nederste del av arbeidsboka der du finner de ulike arkene. Under går vi gjennom de ulike arkene i en logisk rekkefølge.

Arket Lønnstabeller

For at det skal være mulig å lage økonomirapporter og sende ut arbeidsplaner med e-post trengs en del persondata også i denne arbeidsboka. Se en detaljert beskrivelse for Lønnstabeller for innlegging av relevante data.

Personlige arbeidsplaner (Andersen, Berntsen osv...)

Her må du altså gjøre et tilpasningsarbeid slik at du får rett navn inn i tabellverket, og rett navn på selve regnearket. Det er lurt å arbeide slik at arkene kommer i alfabetisk rekkefølge. Ta en titt på Personlige arbeidsplaner.

Arbeid med EINAR

Når alle grunnlagsdata er lagt inn slik som beskrevet over kan du ta i bruk EINAR i det praktiske arbeidet med å fordele oppgaver. Normalt vil dette arbeidet være iterativt, dvs at du gjør en første fordeling av oppgaver i klassr.xls, deretter vurderer du konsekvensene av fordelingen på to måter:

  1. en totaloversikt over fordelinger finnes på laer.xls i arket Rapport.
  2. en detaljert oversikt for hver enkelt ansatt finner du i laer.xls i de enkelte personlige arkene.

NB! dersom du har gjort en endring i klasser.xls må du oppdatere de personlige tabellene ved å klikke på utropstegnet i verktøylinja for pivot-tabell, se figuren under.

Pivot.png

For at verktøylinjen skal bli aktiv må du klikke et sted inne i den personlige pivot-tabellen, f.eks. på navnet. Verktøylinja for pivot-tabeller finner du også i menyen Vis/Verktøylinjer/Pivottabell.

Etter å ha vurdert konsekvensene av siste endring kan det tenkes at du vil fortsette med nye endringer, enten for samme person eller for nye personer.

Et hint om bruk av utropstegnet i verktøylinja for pivottabeller: Når du starter regnearket laer.xls vil alle pivottabellene oppdateres. Dersom du etter oppstarten gjør endringenr i klasser.xls må du benytte utropstregnet for å påtvinge en oppdatering av pivottabellene i laer.xls.

Utsending av arbeidsplaner til ansatte

I innledningen på denne websiden er det beskrevet makroer som kan sende arbeidsplaner til de ansatte. For at dette skal fungere er det en forutstning at du benytter Outlook som epostprogram på din PC, og at Excel er satt opp med tillatelse til å kjøre makroer.

Du starter makroene med tastekombinasjonen Alt + F8. (Hold Alt-tasten nede mens du trykker F8). Du vil da få et valg om du vil sende en arbeidsplan eller om du vil sende til alle ansatte.


Tilbake til hovedsiden.